信息系统 · 操作规程
规范中心信息化建设和信息化日常运维所涉及的软硬件产品、外包服务、网络专线租用等采购行为，包括预算确定、采购审批、招投标、合同签订、合同执行、款项支付、文档管理等全过程。
本规程适用于以下几类采购：
应用软件：包括对住房公积金综合办公平台和综合服务平台的新增功能或者对原有功能的重大调整。
硬件设备：包括办公用计算机硬件设备以及用来支撑信息系统运行所需的网络设备、服务器及存储设备、网络安全设备等(包括必要的系统安装、配置、集成服务内容)。
系统软件：指完全产品化、可以直接安装使用的软件，如Oracle数据库、WebLogic应用中间件、防病毒软件等。
外包服务：包括应用软件、硬件设备、系统软件的运维服务、信息安全外包服务、测评服务、单位网上业务数字证书年费、腾讯慧眼人脸识别服务等。外包服务通常一年一采购。
网络专线：包括向运营商租用网络专线、发送短信和12329话务座席租用等。通常签订一次合同，长期有效，按月支付费用。
零部件：指在日常运维过程中采购的价格较低(未达到固定资产标准)、数量较少的零星部件或服务。
信息管理处部门负责人根据岗位分工，对由本部门负责的采购事项，指定具体岗位作为采购经办人负责采购事项的办理。
信息管理处硬件管理员负责年度信息化建设需求调查表的分发和收集汇总工作、新采购硬件设备的入库登记工作。
信息管理处各个岗位负责填报自身岗位职责范围内的年度信息化建设预算调查表。
信息管理处安全管理员负责采购文档的集中归档交接工作。
各个部门(包括分中心、办事处)负责填报本部门的年度信息化建设需求调查表。
办公室负责具体采购招投标实施相关工作。
(1)每年10月份，硬件管理员通过内网邮件系统向各个部门发出《年度信息化建设需求调查表》，要求各部门在12月15日前填好(加盖部门章)送信息管理处。硬件管理员分析汇总后在12月底前提交部门负责人。
硬件管理员应对各个部门提交的办公用硬件设备需求进行核实，同时结合库存情况考虑一定的备用数量。
若有部门提交的需求中包括不属于信息管理处管理范围内的内容，硬件管理员应及时与该部门沟通。
(2)各个岗位根据工作需要，填报《年度信息化建设预算调查表》，并在12月底前提交部门负责人。各个岗位应综合考虑下一年度自身岗位职责范围内的日常运维服务、专项建设、安全提升、老旧设备更新等诸多方面的预算需要。
(3)部门负责人根据上述两项调查表，在1月份汇总形成新一年度的信息化建设预算清单(初稿)，并提交分管领导审核。
由于财政后续审核预算时会进行适当删减，因此在编制预算时应留有余地，并考虑单独列支一定金额的不可预见费用。
(1)部门负责人配合财务部门协调市财政局对信息化建设预算的审核，并根据审核结果对预算清单进行适当修改，经财务部门与财政局确认后形成送管委会审核的预算清单。
(2)经住房公积金管委会会议审议通过后，年度信息化建设预算清单正式确定。
不同的预算项目之间可以适当混用，但是原则上年度信息化预算总额不得突破。
各个岗位(以下称采购经办人)根据工作需要，填写《计算机信息系统采购审批表》，办理采购审批手续。
通常采购方式应选择办公室组织采购。审批表经中心领导审批后交办公室负责人，由其安排具体人员负责采购招投标确定中标供应商事宜。采购经办人将采购审批表复印留存。有下列情形的可以选择其他采购方式：
(1)对于预算价格低于政府采购限额的运维外包服务类采购，可以选择与原运维单位续签合同，前提是采购价格不变、服务内容及要求不减、上一周期原运维单位服务内容验收合格。
(2)对于网络专线租用，可以选择直接采购，在采购审批表中写明租用线路内容、月租金标准以及线路运营商。
(3)对于零部件采购，可以选择直接采购，在采购审批表中写明采购内容及用途、采购金额、以及供应商。
对于专项建设类项目，在办理采购手续之前应编制详细的业务或者技术方案，经中心主任办公会议审批后方可组织实施，并在采购审批表中明确主任办公会议审批信息。对于重大项目，经请示中心领导可以组织外部专家组对方案进行论证。
原则上招投标过程由办公室指定的具体人员负责，信息管理处采购经办人仅起协助作用，主要包括：
1.提交采购需求
在采购事项通过审批后，对于办公室组织采购的，采购经办人应编制详细的采购需求，通过工作联系单提交到办公室。
采购需求通常应包括以下内容：投标人资格、功能需求(应用软件)/品牌配置要求(硬件设备)/服务内容(外包服务)、产品交付及实施要求、服务及售后质保要求、付款条件、评标标准等。
售后质量保证：通常要求提供原厂三年质保(硬件设备类应在供货时提供原厂质保凭证)。
付款条件原则上规定如下：硬件设备/系统软件在验收(要求投入使用且正常运行一至三个月(视情况)后组织，下同)通过后一次性付款；应用软件合同签订后支付30%预付款，验收通过后付清余款；外包服务合同签订后支付30%预付款，服务到期验收后付清余款；网络专线按月支付费用，取消托收。
对于每年均需要采购的外包服务项目，在采购需求中可以加上“在采购价格不变并得到采购单位认可的前提下，可三年内续签下一年度的合同”类似描述，以简化手续。
2.审核招标文件
根据办公室的要求，采购经办人对采购代理机构对外公告的招标文件的具体内容进行审核(对照采购需求)。
3.参与开标过程
根据办公室的要求，采购经办人可以参与开标过程，主要是用来解答评委或者投标方对于采购需求方面的疑问。
采购经办人负责与(中标)供应商办理采购合同签订手续(零部件采购不需要签订合同)。合同签订时应注意以下事项：
(1)采购需求中的主要内容均应在采购合同中予以体现。
(2)原则上除续签合同外的采购合同均应先通过内网办公平台合同管理模块进行审批，然后再签订。未走合同管理模块而签订的合同，均应在合同备案模块中进行备案。
(3)合同签订应由各方法定代表人(或委托代理人)签字并加盖单位公章(或合同专用章)，合同签订日期应如实填写。合同文本页数超过2页的应加盖骑缝章。
(4)若合同文本系由供应商打印，则采购经办人应在我方签订合同前对合同文本进行核对。
(5)合同签订完成后，采购经办人负责妥善保管采购审批和合同签订相关文档资料。如果招投标过程中相关文件作为合同的一部分，则应将这些文件收集一并存档。
合同签订完毕后，采购经办人负责合同的具体执行。根据采购内容不同要求如下：
(1)采购经办人应当根据《应用软件开发管理制度》及《关于进一步加强应用软件发布管理的通知》，组织供应商、相关职能处室做好软件开发、测试、发布上线运行等工作。
(2)应用软件发布上线正常运行满足合同约定的验收条件的，由采购经办人会同供应商对应用软件进行验收，形成由双方盖章的书面验收报告存档。
对于重大项目，经请示中心领导可以组织外部专家组进行验收。若有上级监管部门组织验收的，则可代替内部验收(下同)。
(1)供应商供货时，采购经办人应要求其提供硬件设备供货清单(盖章)，详细列出所供货物的品牌型号、数量、价格、主要配置、序列号(如果有)、质保期等信息，有原厂质保服务的应同时提供相应质保凭证。原则上所供硬件设备应包装完好。
(2)采购经办人负责对所供硬件设备进行数量清点、配置核对，确保实物与供应商所提供的供货清单以及采购合同在数量及配置上面完全一致。
(3)核对一致后，采购经办人编制《计算机硬件设备采购验收入库清单》，由采购经办人、硬件管理员、部门负责人分别签字确认。
硬件管理员根据入库清单，将所购硬件设备移入库房妥善安放，按《计算机信息系统硬件设备管理规程》对所购硬件设备进行编号、粘贴标签, 并及时登记《库存计算机硬件设备清册》。
入库清单一式两份，采购经办人保留一份作为采购资料归档，硬件管理员保留一份作为硬件设备登记入库资料。
(4)所购硬件设备的领用按《计算机信息系统硬件设备管理规程》办理，并由供应商协助安装、调试后投入正常使用。
(5)根据合同约定，所购硬件设备正常运行满足验收条件的，由采购经办人会同供应商对所购硬件设备进行验收，形成由双方盖章的书面验收报告存档。
对于办公用硬件设备，超过采购数量的50%投入正常使用满足验收条件的即可组织验收。
对于服务器、网络及安全等非办公用硬件设备，应全部投入正常使用满足验收条件方可组织验收。验收时还应提供实施报告，详细描述硬件设备的操作系统、补丁、网络配置、运行的应用软件、安全防护措施、网络拓扑图等信息。采购经办人应将实施报告电子稿通过内网邮箱发送给硬件管理员，硬件管理员凭此及时更新《在用计算机硬件设备清册》。
(1)供应商在供货时，采购经办人应要求其提供原厂商出具的系统软件的授权证书及售后质量保证凭证，并核对是否与采购合同完全一致。
(2)核对一致后，采购经办人组织供应商对系统软件进行安装、调试。所有需要安装系统软件的设备均应安装到位，供应商应提供详细的安装调试记录。
(3)根据合同约定，所购系统软件正常运行满足验收条件的，由采购经办人会同供应商对所购系统软件进行验收，形成由双方盖章的书面验收报告，会同安装调试记录一并存档。
(1)采购经办人根据合同约定，组织供应商开展外包服务活动。
属于测评、巡检类的外包服务活动，应要求供应商及时提交相应的书面报告(盖章)存档。
对于日常响应式的外包服务活动，应要求供应商详细登记服务活动台账，并按月打印盖章后提交采购经办人存档。
(2)外包服务合同期满的，由采购经办人会同供应商对外包服务执行情况进行验收，形成由双方盖章的书面验收报告，会同服务过程中产生的文档一并存档。
(1)采购经办人负责与网络线路运营商联系办理网络专线拉设事宜，并及时登记《计算机信息系统线路台账》。
(2)因工作情况发生变化，原所租网络专线不再使用时，应及时办理线路退租手续。
网络专线的调整变更应提前做好计划、合理安排时间，尽量避免对信息系统的正常使用产生影响。
采购经办人根据合同约定以及实际执行情况，达到付款要求的按财务部门相关规定办理款项支付手续，并注意以下几点：
(1)对于硬件设备、系统软件、应用软件、外包服务类采购项目，支付合同执行完毕阶段款项时，应先办理验收手续并出具验收报告。
(2)零部件采购由采购经办人直接凭发票以及供应商供货信息等办理支付手续。
(3)网络专线费用按月支付，运营商在提供发票时应同步提供费用清单，采购经办人应将之与网络专线台账、短信发送数量等进行逐一核对，核对无误的方可办理支付手续。
(4)所付款项应直接汇入供应商出具发票上的收款账号。
(5)对于有采购合同的付款项目，采购经办人应将合同文本复印一并提交给财务部门。
(6)对于硬件设备采购项目，采购经办人应将《计算机硬件设备采购验收入库清单》复印一并提交给财务部门，同时提醒财务部门具体经办人员按该清单登记固定资产台账。
(7)采购经办人办理完款项支付手续后，应当复印相关支付凭证并存档。
整个采购过程中产生的文档资料由采购经办人负责收集并妥善保管,包括并不限于以下内容：
业务、技术或者实施方案、专家论证文档、计算机信息系统采购审批表、采购需求；
采购合同和招投标过程中产生的重要文档；
供应商提供的供货清单、费用清单、质保凭证、光盘等；
计算机硬件设备采购验收入库清单、项目实施文档、验收报告；
付款发票复印件(含领导审批信息)。
(1)每年1月份，采购经办人对去年已履行完毕的采购项目资料进行整理，一次性移交给本部门负责文档管理工作的岗位(以下简称文档管理岗)。若采购项目尚未履行完毕，则由采购经办人继续保管待下一年度再行移交。
采购经办人根据自身管理需要对重要文档做备份处理。
(2)文档管理岗对采购经办人移交的文档资料进行核对整理后填写移交清单并由采购经办人签字确认。
(3)文档管理岗将相关采购合同信息登记《计算机信息系统合同管理台账》，并上传SVN。
(4)文档管理岗根据中心档案室的归档管理要求，与档案室办理文档移交手续。不需要移交的纸质文档集中装订保管。
移交档案室的所有资料必须清楚整洁，不能随手涂改。
对于已经移交档案室的资料，其他部门如需查看，应直接向档案室调取。
1.采购经办人应注意廉洁自律，妥善处理好与供应商、厂商之间的关系。签订的采购合同中统一加入反商业贿赂条款。
2.在未通过采购过程确定中标供应商之前，原则上不允许潜在供应商先行履行。特殊情况下，应由相关职能处室或者信息管理处提交书面报告经中心主要领导同意后方可先行履行。
3.对于一年一签的运维外包服务，应在运维服务到期前及时办理下一年度采购手续，以防运维服务脱保。
4.采购经办人若被要求介入未明确职责的招投标阶段的工作，应及时向部门负责人或分管领导汇报。
政策法规名称
政策法规编号
发布部门
《常州市住房公积金管理中心经济合同暂行管理办法》
常公积金【2016】21号
公积金中心
《常州市住房公积金管理中心固定资产管理暂行规定》
常公积金【2013】30号
公积金中心
1.《计算机信息系统采购审批表》 QR-F-025
2.《计算机硬件设备采购验收入库清单》 QR-F-031
3.《计算机信息系统线路台账》(电) QR-F-058
4.《计算机信息系统合同管理台账》(电) QR-F-064
5.《库存计算机硬件设备清册》(电) QR-F-068
6.《在用计算机硬件设备清册》(电) QR-F-069
7.《年度信息化建设需求调查表》(电) QR-F-074
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