苏建金管[2020]228号
关于印发《江苏省住房公积金档案管理暂行办法》的通知
苏建金管[2020]228号
各设区市住房公积金管理中心、档案局、档案馆，行业（部门）分中心（管理部）：
现将《江苏省住房公积金档案管理暂行办法》印发你们，请结合实际，认真贯彻执行。
附件：江苏省住房公积金档案管理暂行办法
江苏省住房和城乡建设厅
江苏省档案局
江苏省档案馆
2020年12月17日
附件
江苏省住房公积金档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为了加强住房公积金档案管理，加快档案电子化进
程，推进“智慧公积金”建设，提升服务便利化水平，根据《中华人民共和国档案法》《住房公积金管理条例》《江苏省促进政务服务便利化条例》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条 本办法所称住房公积金档案，是指我省设区市住房
公积金管理中心（以下简称公积金中心）在业务（含承担住房公积金管理委员会办公室职能的公务)和住房公积金运作管理各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
本省行政区域内住房公积金业务档案管理适用本办法。
其他档案（含文书档案、音像<照片、录音、录像>档案、科技<科研、基建、设备>档案、会计档案、行政执法与行政复议诉讼)等本办法未涉及的，按照国家和省现行有关规定和标准执行。
第三条 住房公积金中心所有门类档案应当实行集中统一管理。公积金中心全部档案构成一个全宗，应当建立并定期完善全宗卷，建设电子档案管理信息系统，实现档案存量数字化、增量电子化、归档在线化、利用网络化、管理系统化“五化”管理目标，维护档案的真实、有效、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。
第四条 江苏省住房和城乡建设厅对全省住房公积金档案业务工作实行监督和指导。
公积金中心的档案工作，同时接受同级档案主管部门的监督和指导。
第二章 工作机构及其职责
第五条 公积金中心应当加强对档案工作的组织领导，建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同部署、同实施、同考核。档案工作所需的基础设施配备和维护、日常管理工作、信息化建设、服务外包等经费列入年度预算。
第六条 公积金中心应当有专门负责档案工作的机构。不具备设立条件的，应当指定办公室（或承担该职能的其他综合办事机构，下同）作为档案工作负责部门。
档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责集中统一管理所有门类档案并提供利用，推动传统载体档案数字化和电子档案规范管理。
第七条 档案部门应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担档案业务工作。公积金中心内设各部门及分支机构（以下简称档案形成部门）应当指定人员承担本部门文件材料的收集、整理和归档工作。
公积金中心应当在与委托办理业务银行签订的委托办理公积金金融业务协议中明确业务档案管理要求。档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律、行政法规执行。
第八条 公积金中心应当加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。档案工作人员应当政治可靠、忠于职守、遵纪守法，具备相应的专业知识与技能，并定期参加专业培训。档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。
第三章 档案管理
第九条 档案管理应当做到收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。涉及国家秘密的档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。
第十条 住房公积金业务档案主要包括归集类、提取类和贷款类。
第十一条 公积金中心应当准确界定业务档案归档范围，通过政策调整、业务流程优化、数据共享与大数据支持识别、管理规则与业务逻辑控制，减少纸质材料收件，推进业务归档材料简化、优化、电子化。
第十二条 业务档案保管期限分为永久和定期两种。定期保管期限一般分为30年和10年。
第十三条 公积金中心可参考本办法所附的《江苏省住房公积金业务文件材料归档范围和档案保管期限参考表》，制定本单位业务档案归档范围和保管期限表，报同级档案主管部门审查同意后施行。归档范围和保管期限发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。
第十四条 档案形成部门应当遵循“谁形成，谁整理，谁归档”的原则，及时收集和整理应归档的业务文件材料，尤其应当加强他项权利证明等相关重要材料档案的管理，并确保真实、有效、完整和可用。业务档案形成后，必须按照国家有关规定定期向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。归档工作一般于次年3月底前完成，最迟不能超过业务档案形成后的次年6月底。档案部门应当做好归档指导工作，办理归档交接手续。
第十五条 公积金中心应当按照国家有关规定配置适宜业务档案保存的库房和必要的设施、设备，建立健全业务档案安全工作机制，加强业务档案安全风险管理，提高业务档案安全应急处置能力，确保业务档案安全。
第十六条 公积金中心应当对业务档案出入库、保管保护、利用开发、鉴定销毁等情况进行统计并建立完备的台账。
公积金中心应当成立档案鉴定小组，对保管到期的业务档案
及时进行鉴定、处置。
第十七条 公积金中心应当不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为业务档案的利用开发创造条件，简化手续，提供便利。利用档案涉及国家秘密、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定。
第十八条 公积金中心应当按照国家有关规定，将保管期限为永久和30年的业务档案随同其他应进馆档案定期向同级国家综合档案馆移交。公积金中心发生机构变动或者撤销、合并等情形时，应当按照规定向有关单位或者同级国家综合档案馆移交包括业务档案在内的所有档案。
第十九条 公积金中心在坚持合法、安全、可控的原则下，委托业务档案整理、寄存、开发利用和数字化等社会化服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量、技术标准和安全保密等内容，并对档案服务进行监督。国家法律、行政法规规定不得外包的业务档案，不得列入服务外包的范围。
第四章 档案信息化建设
第二十条 公积金中心应当加强档案信息化建设，将档案信息化纳入住房公积金信息化发展规划，采取措施保障档案信息安全，保障电子业务档案、传统载体业务档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
第二十一条 公积金中心应当建立严格的电子文件归档与电子业务档案管理制度，遵循技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016)确定的职责与分工开展电子文件归档与电子业务档案管理工作，对电子文件、电子业务档案实施全程和集中管理。
第二十二条 公积金中心应当建设数字档案室，有序开展存量档案数字化工作和电子文件归档，统筹管理传统载体业务档案数字化成果与电子业务档案。业务档案数字化应当符合真实性要求，数字化过程元数据应当收集齐全。已经实现数字化的业务档案，应当归档到电子档案管理信息系统统一管理，传统载体档案可通过条码管理；业务档案原件应当妥善保管。
第二十三条 公积金中心应当按照《中华人民共和国电子签名法》《国务院关于在线政务服务的若干规定》要求，采用电子签章、时间戳、数据封装等技术，在电子业务档案采集、传输、存储等环节采用数字证书进行加密，确保电子业务档案与传统载体业务档案数字化成果安全可靠。
第二十四条 公积金中心应当积极推动档案系统化管理，推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统、会计核算系统等相互衔接，实现全业务嵌入、全结果记录、全过程监督，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案管理信息系统建设应当遵循统筹规划、规范管理、安全高效、利用便捷的原则，实现对所有门类档案全集中、全流程、全环节的系统化统一管理。电子档案管理信息系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、完整性、可用性和安全性管理要求。
电子档案管理信息系统可建设与实体库房相对应的虚拟档案库房，实现传统载体业务档案与电子业务档案一体化管理。
第二十五条 公积金中心应当规范柜面业务及线上业务等多渠道电子文件形成与办理工作流程，根据文件内容和性质对电子文件进行分类保存。采用可靠的电子签名等手段保障归档电子文件的真实性，确保电子文件不被篡改、删除。
通过纸质文件数字化采集到的电子文件，应当达到《纸质档
案数字化规范》（DA/T31-2017）的技术要求。
第二十六条 公积金中心应当明确电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求，电子文件及其元数据应当一并归档。电子档案管理信息系统应保存归档过程元数据。
第二十七条 公积金中心应当为电子业务档案安全存储配置在线存储系统。电子业务档案的文件格式和质量应当符合有关标准要求，元数据应当齐全完整，满足长期保存和同级国家综合档案馆进馆要求。
第二十八条 公积金中心应当适应网络环境，实现业务档案归档在线化、利用网络化，发挥电子业务档案复用功能，进一步提升服务便利化水平。
电子业务档案的提供利用应当严格遵守国家保密和信息安全的相关规定。
第二十九条 公积金中心应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质，将电子业务档案向同级国家综合档案馆移交并接受检测。
保管期限为永久和 30年的电子业务档案及其元数据自形成之日起5年内应向同级国家综合档案馆移交。
第三十条 公积金中心应当定期对电子业务档案进行销毁鉴定和解密开放审查，鉴定、审查程序应符合国家有关规定。电子业务档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。
第三十一条 公积金中心在系统更新、设备升级、档案移交等过程中，应当制定电子业务档案的转换与迁移方案和策略，转换与迁移活动应当记入电子业务档案管理过程元数据。
第三十二条 公积金中心应当统筹制定电子业务档案备份方案和策略，实施电子业务档案及其元数据、电子档案管理信息系统及其配置数据、日志数据等备份管理。
第三十三条 公积金中心应当将电子档案管理信息系统纳入网络安全等级保护管理，制定安全管理制度，明确管理职责和要求，建立应急处置机制。
第五章 奖励与惩戒
第三十四条 公积金中心应当参照《机关档案管理规定》等国家和省有关规定，对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出显著成绩的部门或个人给予表彰、奖励。
第三十五条 对造成档案损毁、丢失以及有出卖、涂改、伪造、泄密等行为的，应当依照法律法规规定追究相关人员责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第六章 附 则
第三十六条 尚未实现属地化管理的分支机构应当遵照本办法执行。
第三十七条 本办法未规定的事项，按照国家和省档案管理有关规定执行。
第三十八条 各公积金中心可以根据本办法，结合当地实际，制定具体实施细则。
第三十九条 本办法自2021年1月1日起施行。